2013. március 4., hétfő

Magyar számviteli környezet az OpenERP 7-ben

Hazai viszonylatokban még kevesen használnak vállalatirányítási rendszereket, nyílt forráskódúakat pedig még kevesebben. Ennek két legfőbb oka a bizalmatlanság, és a magyar nyelven elérhető információknak a hiánya. Nyilván e kettő nélkül nem lehet megfelelő döntést hozni, így nem csoda, hogy a magyar vállalkozók  idegenkednek ezektől. A nyílt forráskódú rendszereknek némelyike felveszi a versenyt a nagy zárt rendszerekkel is. Jellemzőjük, hogy komoly nemzetközi közösségi munka van mögötte. Ennek a nemzetközi munkának legnagyobb hátránya az, hogy a nemzetközi szoftverből hiányzik az adott ország jogszabályi környezete. Míg egy értékesítési vagy gyártási folyamat a föld minden országában hasonló, addig van néhány kulcsfontosságú eleme egy vállalatirányítási rendszernek, aminek a helyi jogszabályi környezetnek meg kell felelnie. 

Könyvelés, számlázás...  

A fenti probléma természetesen a számvitelen csapódik le azonnal. Hiába működik jól egy rendszer, ha egy adott ország számviteli sajátosságainak egyáltalán nem, vagy akár csak részben nem felel meg. Az OpenERP természetesen már számos ország pénzügyi moduljával elérhető, de mindeddig hiányzott belőle a magyar. Ennek természetesen számos oka van, most kettőt emelnék ki: 

1. A magyar jogszabályi környezet sajnos sokszor változik, aminek a követése időnként komoly nehézséget okoz mindenkinek.
2. Ahhoz, hogy az OpenERP-be egy modul hivatalosan is bekerüljön, az OpenERP fejlesztőgárdájának kell felülvizsgálnia. Ez természetesen egyrészt komoly költséget jelent a modul fejlesztőjének, másrészt attól kezdve az OpenERP veszi át az ellenőrzött modult. Az ő feladatuk viszont csak az, hogy az adott modul megfelelően működjön az aktuális OpenERP verzióban, a jogszabályi változások követése nem feladatuk, így a modul az első jogszabályi változással elavul. 

A probléma megoldása érdekében az Elastoffice felvállalta, hogy elkészíti a teljes magyarországi pénzügyi lokalizációt. Így most már a magyarországi cégek is kompromisszumok nélkül tudják használni az OpenERP 7.0-ás verziója nyújtotta lehetőségeket. 

- Magyar nyelvű, teljes körű támogatás.
- Magyar számlakép, teljesítés dátuma mező
- Könyvelési támogatás, magyar főkönyv
- Árfolyamok közötti váltások könyvelése
- Bank modul
- Pénztárkezelés

A magyar pénzügyi modul fent vázolt két probléma miatt nem lettek az OpenERP közösségi oldalán elérhetőek, hanem márciustól az Elastoffice csoport OpenERP SaaS szolgáltatásának a keretei között lehet igénybe venni. 

Információ a szolgáltatásról: 
Elastoffice Magyarország Kft. 
Email: andras.horvath@elastoffice.com
Tel: +36-1-700-1200

2013. február 19., kedd

Tippek - trükkök 2. rész - Szűrők

A másik olyan terület ami hatalmas változáson ment át az OpenERP-ben, az a szűrők rendszere. A hatalmas adattömegből a 6.x-ben különböző gombok segítségével lehetett célirányosan szűkíteni egy adott listát. A 7.0-ban azonban teljesen másképp ragadták meg az adatok megjelenítésének a problematikáját. A leginkább szembetűnő változás, hogy a szűrésre szolgáló gombok teljesen eltűntek. Megjelent helyette a jobb felső sarokban egy állandó mező, ami most több  funkciót is ellát. Egyrészt egy aktív keresőmező, amelybe ha beírunk egy tetszőleges szöveget, pl. "ela" akkor a legördülő ablakban azonnal látjuk azokat a találatokat amelyekben a keresett "ela" részlet szerepel. Másrészt az ablakot legördítve elképesztően összetett szűrési és csoportosítási feltételeket adhatunk meg. 

A jobb oldali ábrán látszik, hogy két fő csoportra különülnek el a különböző lehetőségek. A zöld területtel jelölt alatt a különböző megadható szűrőket találjuk, míg a piros részen belül a megjelenített találatokat tudjuk tetszőlegesen csoportosítani (természetesen a szűrési és csoportosítási feltételek modulonként változóak, a képen a CRM-en belüli érdeklődők listájára vonatkozó lehetőségeket látjuk). A csoportosítási lehetőségeknek az egyik legnagyszerűbb tulajdonsága, hogy nemcsak több feltételt is kiválaszthatunk, hanem a kiválasztás sorrendje befolyásolja, hogy milyen sorrendben csoportosítja nekünk a találatokat (pl salesteam/kampány vagy kampány/salesteam). Ez alól a szabály alól az egyetlen kivétel a külön csoportosított szűrési feltételek (ebben az eseben: stage, creation, last action), amiket mindenképpen a végére csoportosít. 

A szűrők esetében felül néhány olyan gyakran használt alapfeltételt találunk, amik a mindennapi munkában a leggyakoribbak. Ezeket természetesen tudjuk további feltételek beiktatásával, tovább szűkíteni. Lejjebb találjuk az "Advanced search" részt, ahol gyakorlatilag bármilyen adatra kereshetünk, ami a rendszerben megtalálható. A keresett értékhez logikai feltételt is kapcsolhatunk (pl.: tartalmaz, nem tartalmaz, egyenlő, nem egyenlő, stb). Fontos, hogy az "Advanced search" alatt több szűrőfeltételt is megadhatunk, de ezeket egymás után alkalmazva nem szűkítik hanem bővítik a listát, mert logikailag vagylagos kapcsolat van közöttük. Az általunk létrehozott szűrőket természetesen el is menthetjük, beállíthatjuk alapértelmezett szűrőként, de akár meg is oszthatjuk őket más felhasználókkal. 

Ezzel az új szűrési renddel elképesztő gyorsasággal és nagyon kényelmesen lehet a számunkra fontos adatokhoz hozzájutni. Kicsit szokatlan az elődhöz képest, de hamar bele lehet jönni és nagymértékben megkönnyíti a mindennapi munkánkat. 

2013. február 15., péntek

Tippek - trükkök 1. rész

Valamivel több mint egyhavi használat után elmondhatom, hogy az új, 7-es OpenERP hatalmasat lépett előre az ergonómia területén. Ebben a bejegyzésben bemutatok néhány olyan apróságot amik nagymértékben megkönnyíthetik a mindennapjainkat. 

Az általunk legtöbbet használt funkció egyértelműen az új megjegyzés-panel amely tényleg nagyon hasznos a mindennapi munka során. Lényegében minden olyan helyen találkozhatunk vele a 7-esben, ahol valamilyen "dokumentum" keletkezik (érdeklődők, lehetőségek, projekt-feladatok, számlák, megrendelések, stb.)

A felület egyszerű és jól átgondolt, van egy kis facebook beütése, de a használat szempontjából ez mindenképpen előny. A 6.x és az azelőtti verziókban a naplózás és a megjegyzések beszúrása egy eldugott fülön történt, ami egyébkén teljesen használhatatlan volt. A 7-esben ezt a két funkciót összekötötték, és minden eseményt ami a dokumentumhoz köthető, külön bejegyzésként látunk. Az egyes bejegyzésekhez csatolhatunk fájlokat is (beszkennelt számlák, kiküldött ajánlatok, aláírt szerződések, stb), ami már összeköttetést biztosíthat a rendszeren kívül keletkező dokumentumokhoz. Nyilván ez nem jelent egy szofisztikált dokumentum menedzsment eszközt, de arra mindenképpen elég, hogy egy egy fontosabb dokumentum hozzá legyen kapcsolva a munkafolyamathoz. A lenti képen, a baloldali piros körben látható ikonra kattintva előugrik egy üzenet-szerkesztő panel aminek bővített a funkcionalitása. Itt megadhatunk címzettként más kapcsolatokat, szúrhatunk be a szövegbe hiperlinkeket (webes hivatkozásokat) is. 


A dokumentumhoz meghívhatunk követőket (lásd a lenti képen) akiknek egy új bejegyzésnél automatikusan értesítést küld a rendszer. Követő nem csak regisztrált felhasználó lehet, hanem akár partner, vásárló, beszállító, vagyis bárki aki a rendszerünkben kapcsolatként rögzítve van.  Beállíthatjuk azt is, hogy milyen típusú eseményekről kapjunk automatikus értesítést. Nyilván egy értékesítési igazgatónak más események a fontosak mint más dolgozóknak, így ez egy nagyon hasznos funkciónak bizonyult. 


Minden bejegyzés megjelenik a beérkezett üzenetek menüpontunkban, így semmilyen esemény nem kerülheti el a figyelmünk. Ezek az üzenetek nem maradnak örökké ott egy kis pipa megnyomásával nyugtázhatjuk őket, és többet nem is háborgat vele a rendszer, eltűnik az inbox-ból. Minden bejegyzés mellett van egy kis csillag is. Ha erre kattintunk akkor a rendszer feladatot generál belőle, az üzenet egy másolata megjelenik a Feladat menüpontban. Fontos kis apróság, mert nem minden értesítés jár elvégzendő munkával. Sok esetben csak fontos információ van benne, amivel nincs dolgunk. Amivel viszont van, az sem az inboxunkat terheli. Nekem elsőre szokatlan volt, hiszen Outlook-on nevelkedtem, amiben az elvégzendő ügyek listája az olvasatlanként visszajelölt levelek voltak, ami viszont könnyen félreértésekhez vezet. Itt ez egyértelműen különválik: A beérkező üzenetekben az van amiről tudnom kell, a feladatokban pedig az amivel munkám is akad. 

Összességében mi nagyon szeretjük az felületet, és egy hónapi napi használat után is azt mondom, hogy nagyon praktikus, és filozófiájában az OpenERP 7 messze megelőzi a többi ERP-t. 

2013. január 2., szerda

Megjelent az OpenERP 7.0!

Az újév első bejegyzése természetesen nem is szólhat másról, mint hogy megjelent az OpenERP 7.0-ás verziója. A közzététel napja (stílusosan) 2012-12-21 volt, ekkor vált elérhetővé az új tartalom az openerp.com-on. A változások méretére és minőségére jellemző, hogy az OpenERP sorrysap.com címről is az openerp.com-ot tette elérhetővé, egyértelmű üzenetként, hogy most már az OpenERP-t is a legnagyobbak között kell számon tartani. 

Az új honlap nagyon ötletes, minden regisztráció és sallang nélkül rögtön egy demo 7.0-ás rendszert tesztelhetünk. A szokásos menüpontokat a jobb alsó sarokba száműzték, teret adva magának a rendszernek. Érdemes kis időt eltölteni vele, mert hihetetlenül kényelmes és ergonomikus lett az új felhasználói felület. Ahol csak lehetett szakítottak a régi felfogású elrendezésekkel és folyamtokkal - ami inkább az adatbázis elvűséget hordozta és az elrendezés is adatbázis elveket szolgált - és ahhoz a képhez igazították, ami a felhasználó számára a legelfogadhatóbb. Ez a leglátványosabban talán a bizonylatoknál jelenik meg, ami most látványra is olyan lett, mintha egy A4-es papírra dolgoznánk. 



Szintén markáns és jó újítás a szociális és kommunikációs elemek megjelenése. Ahol lehet, a felhasználókat kis fényképekkel azonosítja (pl projektek és projekt feladatok), és hozzászólhatunk az egyes munkafolyamatokhoz, bizonylatokhoz. Ez a "commentes" megoldás már bizonyított a közösségi oldalakon, ésszerű volt a megoldás átemelése az OpenERP-be. Ezzel sokkal életszerűbb, kényelmesebb, könnyebben átlátható lett. Javaslom, hogy mindenki próbálgassa egy kicsit. 

2012. november 28., szerda

eoDOCUMENT

A vállalatirányítási rendszerek általános hiányossága, hogy nem, vagy csak részben kezelnek olyan folyamatokat, amikhez nem közvetlenül fűződnek gazdasági, vagy pénzügyi események (pl. ahhoz, hogy megtudjuk, hogy mikor és milyen feltételek mellett mondhatjuk fel a mobilszolgáltatóval kötött szerződésünket, általában elő kell keresni az eredeti dokumentumot). A másik hiányosság, hogy a legtöbb rendszerben nem a munkafolyamathoz és az ahhoz köthető bizonylatokhoz kapcsolódóan kommunikálhatunk, hanem külső levelezők segítségével. Így egy email-es kommunikáció esetében kézzel kell hozzácsatolni a munkafolyamathoz köthető dokumentumot. A kommunikációhoz csatolt munkafolyamat vagy dokumentum viszont teljesen fordított dolog, hiszen a valóságban mindig a munkafolyamattal kapcsolatban történik kommunikáció!

A mai bejegyzésben szeretnék egy olyan alkalmazást bemutatni, ami ugyan nem alapmodulja az OpenERP-nek, viszont nagyon értékes segítséget jelenthet a legtöbb vállalkozás számára, áthidalva a problémákat. A megoldás neve eoDOCUMENT, amely mára odáig fejlődött, hogy önállóan, illetve az OpenERP-be integráltan is képes működni.

Az eoDOCUMENT-ben alapértelmezetten két fő modul található, az egyik a docSTORAGE, ami egy teljes körű dokumentumkezelési megoldás. Ebben a jól szervezett és könnyen áttekinthető rendszerben egyszerűen fel- és letölthetők, megtekinthetők és szerkeszthetők a munkavégzéshez szükséges dokumentumok, de ugyanitt kommunikálhatunk a munkatársakkal, követhetjük, ellenőrizhetjük munkájukat. A céges iratok átláthatósága és kontrollálhatósága révén megszűnnek az értelmezési és kommunikációs problémák, vagy a felelős személy nélkül kallódó dokumentumok és feladatok. Meg lehet osztani dokumentumokat a külső felhasználókkal oly módon, hogy továbbra is minden információ a rendszeren belül tárolódik és a külső személy csak annyit lát, amennyit megosztottunk vele.
Az eoDOCUMENT irat- és dokumentumkezelési folyamata

A másik alkalmazás a docMONITOR, egy teljes körű online iratkezelési és iratokhoz kapcsolódó folyamatmenedzsment rendszer. Minden beérkező irat (számla, szerződés, szállítólevél, stb.) azonnal láthatóvá válik az arra jogosult, felelős személyek számára. A rendszerben minden érintett számára egyértelmű, hogy egy adott irat a feldolgozás milyen stádiumában van, és azért ki tartozik felelősséggel. A munkafolyamat és jóváhagyási protokoll teljes mértékben szabályozott, és vállalati szinten egyedileg definiálható. A docMONITOR használata mellett a digitalizált dokumentum eredeti – fizikai – állapotában lefűzésre kerül. A papír alapú iratot vonalkóddal látjuk el, a digitális változat pedig automatikusan egyedi azonosító számot kap. Ezáltal megszűnik a dokumentumok ésszerűtlen vándorlása és duplikálása. Minden dokumentum azonnal kéznél van akkor, amikor arra szükség van és a dokumentum mellett az ahhoz kapcsolt összes kommunikáció is megtalálható. Ha bármikor szüksége van a későbbiekben az adott dokumentumra – akár évekre visszamenően is – a rendszer segítségével az másodpercek alatt a képernyőre kerül. Minden céges irathoz hozzáférést biztosíthatunk a vállalti munkatársakon túl akár külső felhasználók számára is (pl.: auditor, jogász, könyvelő, stb.).

A docMONITOR kezelőfelület és az OpenERP bizonylatadatokból történő elérés.

De hogyan kapcsolódik a docMONITOR az OpenERP-hez? A lenti ábrán az OpenERP számviteli folyamata látható. Az OpenERP belsőleg követi és bizonylatolja végig az értékesítés és a beszerzés folyamatát. A docMONITOR-ba beérkező ott beolvasott és iktatott dokumentumok adatai alapján, a rendszer összepárosítja az OpenERP belső bizonylataival, így a postabontást követően minden bizonylathoz köthető műveletet végre tudunk hajtani a rendszeren belül.


Az OpenERP számviteli folyamata, kiegészítve a docMONITOR-ral

Ennek az OpenERP-be integrált megoldásnak két nagy előnye van:

1. A bizonylathoz köthető műveletek során nem csupán a bizonylat iktatása során keletkező adatokat láthatjuk, hanem bármikor lehetőségünk van megtekinteni magának az iratnak az eredeti képét. 
2. A dokumentum képe alatt van egy kommunikációs felület, ahol a bizonylathoz kapcsolódóan kommunikálhatunk vagy megjegyzéseket fűzhetünk hozzá. Ezzel a megoldással átlagosan 70-80%-kal csökkenthető az email forgalom, és legalább 15%-kal csökken az munkaidő ráfordítás pusztán azzal, hogy nem kell keresgélnünk és szűrnünk a ránk zúduló információhalmazban.

Mindemellett az eoDOCUMENT-nek még számos olyan funkciója van, ami nagy mértékben segíti a vállalt mindennapi munkáját: jogosultságkezelés, verziókezelés, események naplózása, heti mentések, biztonsági funkciók.

Az eoDOCUMENT elérhető az Elastoffice Magyarország szolgáltatásainak keretében, az eoSERVER csomag részeként.