eoDOCUMENT

A vállalatirányítási rendszerek általános hiányossága, hogy nem, vagy csak részben kezelnek olyan folyamatokat, amikhez nem közvetlenül fűződnek gazdasági, vagy pénzügyi események (pl. ahhoz, hogy megtudjuk, hogy mikor és milyen feltételek mellett mondhatjuk fel a mobilszolgáltatóval kötött szerződésünket, általában elő kell keresni az eredeti dokumentumot). A másik hiányosság, hogy a legtöbb rendszerben nem a munkafolyamathoz és az ahhoz köthető bizonylatokhoz kapcsolódóan kommunikálhatunk, hanem külső levelezők segítségével. Így egy email-es kommunikáció esetében kézzel kell hozzácsatolni a munkafolyamathoz köthető dokumentumot. A kommunikációhoz csatolt munkafolyamat vagy dokumentum viszont teljesen fordított dolog, hiszen a valóságban mindig a munkafolyamattal kapcsolatban történik kommunikáció!

A mai bejegyzésben szeretnék egy olyan alkalmazást bemutatni, ami ugyan nem alapmodulja az OpenERP-nek, viszont nagyon értékes segítséget jelenthet a legtöbb vállalkozás számára, áthidalva a problémákat. A megoldás neve eoDOCUMENT, amely mára odáig fejlődött, hogy önállóan, illetve az OpenERP-be integráltan is képes működni.

Az eoDOCUMENT-ben alapértelmezetten két fő modul található, az egyik a docSTORAGE, ami egy teljes körű dokumentumkezelési megoldás. Ebben a jól szervezett és könnyen áttekinthető rendszerben egyszerűen fel- és letölthetők, megtekinthetők és szerkeszthetők a munkavégzéshez szükséges dokumentumok, de ugyanitt kommunikálhatunk a munkatársakkal, követhetjük, ellenőrizhetjük munkájukat. A céges iratok átláthatósága és kontrollálhatósága révén megszűnnek az értelmezési és kommunikációs problémák, vagy a felelős személy nélkül kallódó dokumentumok és feladatok. Meg lehet osztani dokumentumokat a külső felhasználókkal oly módon, hogy továbbra is minden információ a rendszeren belül tárolódik és a külső személy csak annyit lát, amennyit megosztottunk vele.

Az eoDOCUMENT irat- és dokumentumkezelési folyamata

A másik alkalmazás a docMONITOR, egy teljes körű online iratkezelési és iratokhoz kapcsolódó folyamatmenedzsment rendszer. Minden beérkező irat (számla, szerződés, szállítólevél, stb.) azonnal láthatóvá válik az arra jogosult, felelős személyek számára. A rendszerben minden érintett számára egyértelmű, hogy egy adott irat a feldolgozás milyen stádiumában van, és azért ki tartozik felelősséggel. A munkafolyamat és jóváhagyási protokoll teljes mértékben szabályozott, és vállalati szinten egyedileg definiálható. A docMONITOR használata mellett a digitalizált dokumentum eredeti – fizikai – állapotában lefűzésre kerül. A papír alapú iratot vonalkóddal látjuk el, a digitális változat pedig automatikusan egyedi azonosító számot kap. Ezáltal megszűnik a dokumentumok ésszerűtlen vándorlása és duplikálása. Minden dokumentum azonnal kéznél van akkor, amikor arra szükség van és a dokumentum mellett az ahhoz kapcsolt összes kommunikáció is megtalálható. Ha bármikor szüksége van a későbbiekben az adott dokumentumra – akár évekre visszamenően is – a rendszer segítségével az másodpercek alatt a képernyőre kerül. Minden céges irathoz hozzáférést biztosíthatunk a vállalti munkatársakon túl akár külső felhasználók számára is (pl.: auditor, jogász, könyvelő, stb.).

A docMONITOR kezelőfelület és az OpenERP bizonylatadatokból történő elérés.

De hogyan kapcsolódik a docMONITOR az OpenERP-hez? A lenti ábrán az OpenERP számviteli folyamata látható. Az OpenERP belsőleg követi és bizonylatolja végig az értékesítés és a beszerzés folyamatát. A docMONITOR-ba beérkező ott beolvasott és iktatott dokumentumok adatai alapján, a rendszer összepárosítja az OpenERP belső bizonylataival, így a postabontást követően minden bizonylathoz köthető műveletet végre tudunk hajtani a rendszeren belül.

Az OpenERP számviteli folyamata, kiegészítve a docMONITOR-ral

Ennek az OpenERP-be integrált megoldásnak két nagy előnye van:

1. A bizonylathoz köthető műveletek során nem csupán a bizonylat iktatása során keletkező adatokat láthatjuk, hanem bármikor lehetőségünk van megtekinteni magának az iratnak az eredeti képét. 

2. A dokumentum képe alatt van egy kommunikációs felület, ahol a bizonylathoz kapcsolódóan kommunikálhatunk vagy megjegyzéseket fűzhetünk hozzá. Ezzel a megoldással átlagosan 70-80%-kal csökkenthető az email forgalom, és legalább 15%-kal csökken az munkaidő ráfordítás pusztán azzal, hogy nem kell keresgélnünk és szűrnünk a ránk zúduló információhalmazban.

Mindemellett az eoDOCUMENT-nek még számos olyan funkciója van, ami nagy mértékben segíti a vállalt mindennapi munkáját: jogosultságkezelés, verziókezelés, események naplózása, heti mentések, biztonsági funkciók.

Az eoDOCUMENT elérhető az Elastoffice Magyarország szolgáltatásainak keretében, az eoSERVER csomag részeként.