Megjelent az OpenERP 7.0!

Az újév első bejegyzése természetesen nem is szólhat másról, mint hogy megjelent az OpenERP 7.0-ás verziója. A közzététel napja (stílusosan) 2012-12-21 volt, ekkor vált elérhetővé az új tartalom az openerp.com-on. A változások méretére és minőségére jellemző, hogy az OpenERP sorrysap.com címről is az openerp.com-ot tette elérhetővé, egyértelmű üzenetként, hogy most már az OpenERP-t is a legnagyobbak között kell számon tartani. 

Az új honlap nagyon ötletes, minden regisztráció és sallang nélkül rögtön egy demo 7.0-ás rendszert tesztelhetünk. A szokásos menüpontokat a jobb alsó sarokba száműzték, teret adva magának a rendszernek. Érdemes kis időt eltölteni vele, mert hihetetlenül kényelmes és ergonomikus lett az új felhasználói felület. Ahol csak lehetett szakítottak a régi felfogású elrendezésekkel és folyamtokkal - ami inkább az adatbázis elvűséget hordozta és az elrendezés is adatbázis elveket szolgált - és ahhoz a képhez igazították, ami a felhasználó számára a legelfogadhatóbb. Ez a leglátványosabban talán a bizonylatoknál jelenik meg, ami most látványra is olyan lett, mintha egy A4-es papírra dolgoznánk. 

Szintén markáns és jó újítás a szociális és kommunikációs elemek megjelenése. Ahol lehet, a felhasználókat kis fényképekkel azonosítja (pl projektek és projekt feladatok), és hozzászólhatunk az egyes munkafolyamatokhoz, bizonylatokhoz. Ez a "commentes" megoldás már bizonyított a közösségi oldalakon, ésszerű volt a megoldás átemelése az OpenERP-be. Ezzel sokkal életszerűbb, kényelmesebb, könnyebben átlátható lett. Javaslom, hogy mindenki próbálgassa egy kicsit. 

eoDOCUMENT

A vállalatirányítási rendszerek általános hiányossága, hogy nem, vagy csak részben kezelnek olyan folyamatokat, amikhez nem közvetlenül fűződnek gazdasági, vagy pénzügyi események (pl. ahhoz, hogy megtudjuk, hogy mikor és milyen feltételek mellett mondhatjuk fel a mobilszolgáltatóval kötött szerződésünket, általában elő kell keresni az eredeti dokumentumot). A másik hiányosság, hogy a legtöbb rendszerben nem a munkafolyamathoz és az ahhoz köthető bizonylatokhoz kapcsolódóan kommunikálhatunk, hanem külső levelezők segítségével. Így egy email-es kommunikáció esetében kézzel kell hozzácsatolni a munkafolyamathoz köthető dokumentumot. A kommunikációhoz csatolt munkafolyamat vagy dokumentum viszont teljesen fordított dolog, hiszen a valóságban mindig a munkafolyamattal kapcsolatban történik kommunikáció!

A mai bejegyzésben szeretnék egy olyan alkalmazást bemutatni, ami ugyan nem alapmodulja az OpenERP-nek, viszont nagyon értékes segítséget jelenthet a legtöbb vállalkozás számára, áthidalva a problémákat. A megoldás neve eoDOCUMENT, amely mára odáig fejlődött, hogy önállóan, illetve az OpenERP-be integráltan is képes működni.

Az eoDOCUMENT-ben alapértelmezetten két fő modul található, az egyik a docSTORAGE, ami egy teljes körű dokumentumkezelési megoldás. Ebben a jól szervezett és könnyen áttekinthető rendszerben egyszerűen fel- és letölthetők, megtekinthetők és szerkeszthetők a munkavégzéshez szükséges dokumentumok, de ugyanitt kommunikálhatunk a munkatársakkal, követhetjük, ellenőrizhetjük munkájukat. A céges iratok átláthatósága és kontrollálhatósága révén megszűnnek az értelmezési és kommunikációs problémák, vagy a felelős személy nélkül kallódó dokumentumok és feladatok. Meg lehet osztani dokumentumokat a külső felhasználókkal oly módon, hogy továbbra is minden információ a rendszeren belül tárolódik és a külső személy csak annyit lát, amennyit megosztottunk vele.

Az eoDOCUMENT irat- és dokumentumkezelési folyamata

A másik alkalmazás a docMONITOR, egy teljes körű online iratkezelési és iratokhoz kapcsolódó folyamatmenedzsment rendszer. Minden beérkező irat (számla, szerződés, szállítólevél, stb.) azonnal láthatóvá válik az arra jogosult, felelős személyek számára. A rendszerben minden érintett számára egyértelmű, hogy egy adott irat a feldolgozás milyen stádiumában van, és azért ki tartozik felelősséggel. A munkafolyamat és jóváhagyási protokoll teljes mértékben szabályozott, és vállalati szinten egyedileg definiálható. A docMONITOR használata mellett a digitalizált dokumentum eredeti – fizikai – állapotában lefűzésre kerül. A papír alapú iratot vonalkóddal látjuk el, a digitális változat pedig automatikusan egyedi azonosító számot kap. Ezáltal megszűnik a dokumentumok ésszerűtlen vándorlása és duplikálása. Minden dokumentum azonnal kéznél van akkor, amikor arra szükség van és a dokumentum mellett az ahhoz kapcsolt összes kommunikáció is megtalálható. Ha bármikor szüksége van a későbbiekben az adott dokumentumra – akár évekre visszamenően is – a rendszer segítségével az másodpercek alatt a képernyőre kerül. Minden céges irathoz hozzáférést biztosíthatunk a vállalti munkatársakon túl akár külső felhasználók számára is (pl.: auditor, jogász, könyvelő, stb.).

A docMONITOR kezelőfelület és az OpenERP bizonylatadatokból történő elérés.

De hogyan kapcsolódik a docMONITOR az OpenERP-hez? A lenti ábrán az OpenERP számviteli folyamata látható. Az OpenERP belsőleg követi és bizonylatolja végig az értékesítés és a beszerzés folyamatát. A docMONITOR-ba beérkező ott beolvasott és iktatott dokumentumok adatai alapján, a rendszer összepárosítja az OpenERP belső bizonylataival, így a postabontást követően minden bizonylathoz köthető műveletet végre tudunk hajtani a rendszeren belül.

Az OpenERP számviteli folyamata, kiegészítve a docMONITOR-ral

Ennek az OpenERP-be integrált megoldásnak két nagy előnye van:

1. A bizonylathoz köthető műveletek során nem csupán a bizonylat iktatása során keletkező adatokat láthatjuk, hanem bármikor lehetőségünk van megtekinteni magának az iratnak az eredeti képét. 

2. A dokumentum képe alatt van egy kommunikációs felület, ahol a bizonylathoz kapcsolódóan kommunikálhatunk vagy megjegyzéseket fűzhetünk hozzá. Ezzel a megoldással átlagosan 70-80%-kal csökkenthető az email forgalom, és legalább 15%-kal csökken az munkaidő ráfordítás pusztán azzal, hogy nem kell keresgélnünk és szűrnünk a ránk zúduló információhalmazban.

Mindemellett az eoDOCUMENT-nek még számos olyan funkciója van, ami nagy mértékben segíti a vállalt mindennapi munkáját: jogosultságkezelés, verziókezelés, események naplózása, heti mentések, biztonsági funkciók.

Az eoDOCUMENT elérhető az Elastoffice Magyarország szolgáltatásainak keretében, az eoSERVER csomag részeként. 

OpenERP 7.0 - Dokumentáció a kiadáshoz

Az első áttörés az OpenERP 7.0-ban a komplexitás csökkentése volt a funkcionalitás megőrzése mellett. Ez csökkenti a bevezetési időszakot, csökkenti a költségeket azzal, hogy rövidebb a tanulási fázis az új felhasználók számára. Ez jelenleg azt jelenti, hogy egy átlag felhasználó, aki még nem találkozott az OpenERP-vel, képes önállóan végigvinni egy egyszerű folyamatot - esetünkben az értékesítés fázisai - kevesebb mint 7 percen belül.

Az OpenERP 7.0 nem csupán egy jobb és könnyebben használható szoftver lesz. A jelenleg használatban lévő tulajdonságok megújulnak  és számos olyan új funkció is kialakításra került ami segít lefedni egy cég üzleti igényeit. Számos meglévő, népszerű szolgáltatás integrálva lett (Linkedin, Google Docs), megújult a szerződéskezelés, az események kezelése, a POS, a címlista, lett új flottamenedzsment, hogy csak néhányat említsünk az OpenERP 7.0 újdonságai közül.

A 7.0 részletes release dokumentációja elérhető itt.

OpenERP 7.0 - Hatékonyság

Közeledik az OpenERP 7.0-nak a megjelenése, amit mi sem mutat jobban, hogy szinte naponta jelennek meg új információk a rendszer legújabb verziójáról. Korábban már publikáltunk egy videót a főbb változásokról. Az új rendszer egyik fő fókusza a hatékonyság és a munkafolyamatok optimalizálása és lerövidítése, a lenti videón is erről láthatunk egy ki ízelítőt: mennyi időbe és kattintásba kerül végigvinni egy eladási folyamatot egy teljesen üres adatbázisban. 

Amit az opensource-ról tudni kell

A folyamatkezelési sorozatot egy bejegyzés erejéig félretesszük, hogy egy kicsit más témáról is szó ehessen. Szerettünk volna mindenképp egy bejegyzést szentelni az opensource licencnek, amivel az OpenERP is rendelkezik és megválaszolni az ezzel kapcsolatban gyakran felmerülő kérdéseket. 

Opensource - Szabad licenc

Az opensource vagy magyar megnevezésében a szabad licenc olyan licencelési formát jelent, melyek biztosítják, hogy a licencelt szoftver szabadon felhasználható. Ennek az egyik leggyakoribb hivatalos licence a GPL (General Public License), ami biztosítja a szoftver szabad mivoltát. Az alábbi 4 fő pontban összefoglalható, hogy mit is jelent a szabad ebben az esetben:

• a felhasználó a szoftvert korlátlanul felhasználhatja (felhasználóként futtathatja);
• tanulmányozhatja annak működését, forráskódját megvizsgálhatja;
• a programról másolatot készíthet;
• a programot módosíthatja és a módosításokat publikálhatja.

Az OpenERP-t a GPL (General Public License) 3.0-ás verziója alapján lehet felhasználni, ami biztosítja fent említett lehetőségeket minden felhasználó számára. De mit jelentenek a fenti pontok az OpenERP szempontjából?

A felhasználó a szoftvert korlátlanul felhasználhatja

Ez nem szorul különösebb magyarázatra, a felhasználó (akár mint természetes személy, akár mit jogi személyiség) korlátlanul felhasználhatja az OpenERP-t. Nincs megszabva a módja, a felhasználók száma, sem pedig a felhasználás célja.

Tanulmányozhatja annak működését, forráskódját megvizsgálhatja

Az egyik legfontosabb eltérés a zárt licenceléssel szemben. Az OpenERP a teljes forráskódot rendelkezésre bocsátja, a hozzá kapcsolódó teljes dokumentációval. A dokumentáció tartalmazza az OpenERP általános leírását, az installáció menetét, az össze ismert OpenERP alkalmazás és modul teljes listáját, a felhasználói és fejlesztői kézikönyvet, és technikai leírását az OpenERP-nek.

A programról másolatot készíthet

Ez is viszonylag egyértelmű, az OpenERP-ről akárhány másolatot készíthetünk, bármilyen adathordozóra átírhatjuk és akár publikálhatjuk is azokat.

A programot módosíthatja és a módosításokat publikálhatja

Talán az egyik legfontosabb pont, aminek a feltételeit nagyon részletesen írja le a GPL. Bármilyen módosítást is hajtunk végre, a módosított programra és annak kódjára ugyanazok a licencelési feltételek érvényesek. A módosításokat a publikáláskor egyértelműen jelezni kell. Az általunk készített módosításokat nem licencelhetjük külön, csak az OpenERP szerves részeként. (Ha írunk egy új modult az OpenERP-hez akkor nem választhatunk neki más licenctípust, arra is a GPL kell érvényes legyen.) Ha olyan munkát adunk ki, ami nem forrás-formában kerül felhasználásra, az eredeti forráskódot is mellékelnünk kell. Fontos emellett tudatosítanunk, hogy bár maga az OpenERP egy szabad program, az OpenERP-re és a dokumentációjára vonatkoznak a szerzői jogok, hiszen az "OpenERP" bejegyzett és védett márkajel!

Szintén fontos elem, hogy ha készítünk bármilyen módosítást az OpenERP-hez, nem vagyunk kötelesek publikálni a közösség felé. Ennek például akkor van jelentősége, ha egy megrendelő számára egyedi OpenERP-t készítünk, kiegészítjük új modulokkal és funkciókkal. Ez nem csak azért van így mert az egyedi ERP csak a megrendelő számára értékes és használható, hanem  mert az egyedi ERP elkészítése a minden esetben üzleti titkok megismerésével is jár, amelyeket tükröz a módosított ERP.